Loopt jou agenda ook wel eens helemaal vol? En heb je geen ruimte in je agenda? Je kunt dan de beperkende factor zijn voor anderen. Je kunt bijvoorbeeld de flow blokkeren van je teams, van je klanten en zelfs van je eigen effectiviteit. In deze korte blog deel ik je mijn patroon om elke week opnieuw ruimte in je agenda te hebben.
Ruimte in je agenda is van cruciaal belang
Gebeurt het je wel eens dat je soms moet aangeven dat een afspraak pas over 1 week kan plaatsvinden? Of als je het met 4 mensen wilt plannen dat je soms 3 weken moet wachten voordat je een geschikt moment kunt vinden. Zelf vind ik dit echt enorm vervelend. Mensen willen niet voor niets iets met je afspreken.
Een agenda met ruimte zorgt voor meer flow in je eigen werk. Met ruimte in je agenda kun je werk oppakken en afmaken. Zit je niet de hele dag in overleg maar kun je na een overleg ook direct aan de slag om de zaken uit te werken en stappen te zetten.
Een agenda met ruimte zorgt ervoor dat je benaderbaar bent voor anderen. Het gebeurt vaak dat collega’s even iets van je nodig hebben om door te kunnen gaan met het werk, een agenda met ruimte staat dat ook toe.
Een agenda met ruimte creëert rust en ontspanning in je houding en gedachten. Je kunt in de niet geplande delen nog zo druk zijn maar door af en toe lege plekken in je agenda te hebben zijn er ook momenten dat je even de schouders kunt laten zakken. Of even een moment je gedachten laten gaan om de zaken in de grotere context te passen en soms even na te denken.
Deze ruimte maken en hebben vraagt om aandacht en acties.
Hoe kun je te werk gaan
Neem tenminste een keer per week 15 minuten de tijd om door je agenda van de volgende week heen te gaan. Dit kun je op allerlei momenten van de week doen. Voor mij werkt dit het prettigste om dit vrijdagmorgen in alle vroegte te doen. Ik werk dan 1,5 uur thuis en voordat het huis ontwaakt heb ik deze actie uitgevoerd. Het geeft me veel rust om het weekend in te gaan.
In deze tijd doe ik vier dingen:
- Schonen van de agenda, zijn er in de komende week overleggen die uit je agenda kunnen?
- Het overleg heeft geen waarde, schrappen
- Jij bent overbodig (en wees maar eens kritisch naar je zelf, wat ga je nu daadwerkelijk toevoegen), afzeggen
- Het werk wat je zou (aan)leveren voor dit overleg is niet af. Dit overleg levert alleen maar een statusoverzicht op en geen echte voortgang, uitstellen en in die tijd je acties uitvoeren OF heel kort bij elkaar komen (5 minuten) status bespreken en die resterende tijd gebruiken om aan het werk te gaan.
- Inkorten van de afspraken, zijn er meetings die in de helft van de tijd kunnen? Is er veel gepraat en weinig actie? Kijk dan eens wat je kunt verbeteren. Zelf werk ik graag met goede visuals zoals teamborden en heldere grafieken aan de muur zodat je in 1 oogopslag weet hoe het ervoor staat. Praten om te praten kun je beter met een biertje erbij doen.
- Voorbereiden van werk voor de volgende week. De genoemde 1,5 uur gebruik ik vaak om stukken voor te bereiden, te maken en te versturen of me in te lezen in bepaalde onderwerpen. Je bent op de hoogte en scherp en maakt korte overleggen mogelijk.
- Maak de laatste noodzakelijke eindjes van de afgelopen week af. Neem ze niet mee naar de nieuwe week en zeker niet je weekend in. Af is af.
Wat dan rest is family time en lekker ontbijten. Daarna het werk waar mogelijk even achter je te laten.
Hoe waak jij over je agenda en hoe deel jij je kostbare werktijd in? Ik ben benieuwd naar je aanpak om daar nog van te leren.
Wil je een WhatsApp bericht ontvangen bij een nieuwe blog?
Stuur dan even een berichtje naar +31645112490
Leuk verhaal over time management. Zeker de koppeling die je legt naar flow in het werk. Spreekt me zeer aan. Ook een agenda die niet op orde is kan flow hinderen. En een volgeplempte agenda lijkt efficiënt maar geeft slechts focus op het uitnutten van resources (mensen), terwijl de focus zou moeten liggen op het afmaken van werk.
Als je de 5-Ssen van lean hier tegenaan houdt, kan je het nog iets uitbreiden. In het verhaal noem je al:
– Sorteren, het onderscheid maken tussen wat noodzakelijk is en wat overbodig
– Schoonmaken, het correctief reinigen van je agenda. Dus weggooien wat niet nodig is
– Systematiseren, het borgen van een opgeruimde agenda. Elke vrijdag even kijken of alles op orde is.
Ik mis dan nog
– Schikken, alles een vaste plek geven. Geconcentreerd werken kunnen de meeste mensen beter in de ochtend. Houd daar dus rekening mee in je agenda
– Standaardiseren, geeft duurzaamheid aan schikken, sorteren en schoonmaken. Vsiueel in je agenda duidelijk maken hoe je georganiseerd bent en waarom dat zo is
Hoi Joost,
dank voor je waardevolle aanvulling. Zeker je twee aspecten van Schikken en Standaardiseren horen daar nog bij. Dit ging vooral om het schonen maar je hebt gelijk bij een totaal plaatje horen deze er zeker bij. Vooral schikken helpt mij heel erg. Elke dag de standups van de teams bijwonen. Als dat een paar keer per week niet lukt heb ik direct al het gevoel dat ik aan het afhaken ben.